Seit dem In-Kraft-Treten des Gesetzes über elektronische
Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das
Unternehmensregister (EHUG) zum 1. Januar 2007 sind für die
Entgegennahme und Veröffentlichung von wichtigen Daten der
Unternehmensrechnungslegung nicht mehr die Amtsgerichte
(Registergerichte), sondern der Betreiber des elektronischen
Bundesanzeigers, die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH in Köln,
zuständig. Damit werden die Gerichte von justizfernem Verwaltungsaufwand
entlastet und der elektronische Bundesanzeiger zu einem zentralen
Veröffentlichungsorgan für wirtschaftsrechtliche Bekanntmachungen
ausgebaut.
1) Warum ist offenzulegen?
Die Publizität der Unternehmensrechnungslegung soll alle
Interessierten (v.a. Geschäftspartner, Gläubiger aber auch
Gesellschafter) in die Lage versetzen, sich einen Überblick über die
wirtschaftlichen Verhältnisse zu verschaffen. Das ist insbesondere dort
erforderlich, wo den Gläubigern – wie bei Kapitalgesellschaften oder der
GmbH & Co KG - grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen haftet. Die
Pflicht zur Publizität ist hier die Kehrseite der Haftungsbeschränkung.
Überschreiten Unternehmen in Hinblick auf Bilanzsumme, Umsatz oder
Beschäftigtenzahl eine gewisse Größe, liegt die Publizität im
gesamtwirtschaftlichen Interesse. Die Pflicht zur Offenlegung kann sich
auch aus dem Geschäftsgegenstand (z.B. bei Banken und
Versicherungsunternehmen) ergeben. Die Publizitätspflicht gilt EU-weit
und hat ihre Rechtsgrundlage in EU-Richtlinien.
2) Wer ist zur Offenlegung verpflichtet?
Der Kreis der offenlegungspflichtigen Unternehmen wird durch das EHUG
nicht verändert. Es handelt sich um:
* Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
* eingetragene Genossenschaften
* Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als
persönlich haftender Gesellschafter (z.B. GmbH & Co KG)
* große Personenhandelsgesellschaften (zu den Größenkriterien vgl. §
1 Publizitätsgesetz)
* große Einzelkaufleute (zu den Größenkriterien vgl. § 1
Publizitätsgesetz)
* Banken
* Versicherungsunternehmen
* Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften
* große wirtschaftliche Vereine (zu den Größenkriterien vgl. § 1
Publizitätsgesetz)
* große öffentlich-rechtliche Rechtsträger als Kaufleute (zu den
Größenkriterien vgl. § 1 Publizitätsgesetz)
3) Was ist zur Veröffentlichung einzureichen?
Das EHUG ändert nichts daran, welche Unterlagen die Unternehmen zur
Veröffentlichung einreichen müssen:
* Große und mittelgroße Gesellschaften (zur Abgrenzung der
Größenklassen vgl. § 267 HGB) müssen sämtliche in § 325 HGB genannten
Unterlagen einreichen.
Das sind:
o der Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk des
Abschlussprüfers
o der Lagebericht
o der Bericht des Aufsichtsrats
o der Ergebnisverwendungsvorschlag und –beschluss
o die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG. Für eingetragene
Genossenschaften gelten Besonderheiten (vgl. § 339 HGB).
* Kleine Gesellschaften können von der Erleichterung nach§ 326 HGB
und mittelgroße Gesellschaften von den Erleichterungen nach § 327 HGB
Gebrauch machen. Einzureichen und offenzulegen sind von kleinen
Gesellschaften nur Bilanz und Anhang.
4) Wie werden die Unterlagen eingereicht?
Das EHUG schreibt vor, dass die Unterlagen ab 1. Januar 2007
elektronisch beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden
müssen. Für eine Übergangszeit können die Unterlagen bis zum 31.12.2009
auch in Papierform eingereicht werden (vgl. Rechtsverordnung des
Bundesministeriums der Justiz vom 15.12.2006).
Für die elektronische Einreichung bietet der Betreiber des
elektronischen Bundesanzeigers einen komfortablen Übermittlungsweg über
ein Upload-Verfahren via Internet an. Zugelassene Datei-Formate sind
Word, RTF, Excel und ein XML-Format auf der Grundlage einer vom
Bundesanzeiger vorgegebenen XBRL-basierten Struktur. Einzelheiten sind
auf der Publikations-Serviceplattform des elektronischen Bundesanzeigers
ersichtlich.
5) Bis wann müssen die Unterlagen offengelegt werden?
Die neuen Vorschriften sind erstmals auf Unterlagen für das nach dem
31.12.2005 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden (Art. 61 Abs. 5 S. 1
EGHGB), das ist in den meisten Fällen das Geschäftsjahr 2006.
Die Unterlagen müssen nach wie vor unverzüglich nach ihrer Vorlage an
die Gesellschafter, spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag
eingereicht werden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist
der Abschluss für das Geschäftsjahr also spätestens bis zum Ende des
Jahres 2007 einzureichen und bekannt zu machen. Für
kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere
Einreichungsfrist von vier Monaten (§ 325 Abs. 4 S. 1 HGB).
6) Wie werden die eingereichten Unterlagen offengelegt?
Nachdem die Unterlagen zum elektronischen Bundesanzeiger eingereicht
und hier bekannt gemacht wurden, übermittelt dessen Betreiber die
Unterlagen an das Unternehmensregister. Sie werden auf der Internetseite
www.unternehmensregister.de eingestellt. Darüber hinaus können die Daten
auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden.
7) Was kostet die Offenlegung?
Da der Bearbeitungsaufwand je nach geliefertem Datenformat
unterschiedlich ist, hängt die Höhe des Entgelts für die
Veröffentlichung vom Anlieferungsformat ab. Die Einzelheiten der
Preisgestaltung sind im Internet unter www.ebundesanzeiger.de/download/agb-eBanz.pdf
dargestellt. Am kostengünstigsten ist dabei in der Regel die Nutzung des
XML-Formates, während die übergangsweise noch zugelassene Einreichung in
Papierform die höchsten Kosten verursacht.
8) Wie wird überprüft und was passiert bei Nicht-Offenlegung?
Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die
einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht worden
sind (§ 329 Abs. 1 S. 1 HGB). Fällt die Prüfung negativ aus,
unterrichtet der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers das für
die Durchführung von Ordnungsgeldverfahren zuständige Bundesamt für
Justiz.
Mit In-Kraft-Treten des EHUG wird das Ordnungsgeldverfahren wegen
Verletzung der Pflicht zur Offenlegung von Amts wegen betrieben. Seit
dem 1. Januar 2007 muss also kein Antrag mehr gestellt werden, um ein
solches Verfahren einzuleiten. Für Verstöße sieht das Gesetz einen
Ordnungsgeldrahmen von 2.500 bis 25.000 Euro vor (§ 335 Abs. 1 S. 4
HGB). Das Ordnungsgeld kann sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen
ihre gesetzlichen Vertreter festgesetzt werden. Es muss vorher angedroht
werden und kann bei Nichtbefolgung mehrfach festgesetzt werden. Der
Einspruch gegen die Androhung des Ordnungsgeldes hat keine aufschiebende
Wirkung. Gegen die Ablehnung eines Einspruchs und gegen die Festsetzung
des Ordnungsgeldes kann die sofortige Beschwerde zum Landgericht Bonn
erhoben werden.